Eventos online são o novo normal. Em apenas algumas semanas fomos de apertos de mão para fones de ouvido. Os eventos presenciais foram cancelados em todo o mundo e alguns deles estão acontecendo online. Não temos nem previsão de quando poderemos nos encontrar pessoalmente.
Neste artigo, você encontrará muitos insights sobre como se preparar. Veja o que fazer antes, durante e depois do seu evento virtual.
O valor da interação presencial não acabou, mas há momentos em que a virtualização é uma parte necessária para os negócios. A pandemia apenas acelerou algo que já era previsto.
Muitas pessoas que se negavam a participar de eventos online, entretanto, aprenderam que não é tão ruim quanto imaginavam. Marcas que acreditavam ser uma iniciativa pouco produtiva, viram que podem alcançar um público muito mais amplo. Colhendo resultados mais rápidos.
Em primeiro lugar, organizar um evento virtual requer o mesmo cuidado e atenção que um evento presencial.
O Que é um Evento Online?
Em resumo, um evento virtual é qualquer reunião que ocorre online e não em um local físico. Podem variar de pequenas sessões de perguntas e respostas a conferências em larga escala com milhares de participantes. Mesmo uma transmissão ao vivo, as lives nas redes sociais, são consideradas eventos online.
Embora possam parecer menos atraentes ou eficazes, você ficará surpreso com o valor que eles podem trazer.
Permitem reunir um público mais amplo. Os custos de viagem que poderiam impedir muitos de participar não são mais um problema.
Além disso, os eventos virtuais trazem menos custos indiretos. Não precisamos de um local, muitos assistentes, equipamentos, alimentação, e etc. Assim, você reduz drasticamente suas despesas (sem mencionar suas emissões de carbono), enquanto foca em organizar o melhor evento virtual possível.
Por fim, existem os dados. É muito mais fácil rastrear quem está assistindo e em que partes da apresentação as pessoas abandonaram o evento.
Tipos de Eventos Online
Atualmente os eventos online estão substituindo os eventos presenciais, mas isso não significa que será para sempre assim. Da mesma maneira, não quer dizer que quando o isolamento virtual chegar ao fim, esses eventos vão sumir da nossa agenda.
São um novo tipo de evento para as marcas, que ainda não faziam, incluírem em suas estratégias.
Treinamentos
Aqui temos os webinars, palestras, workshops, cursos e tutoriais.
São eventos ao vivo. Diferente dos cursos online gravados (on demand). Sendo assim, todos os participantes têm hora e plataforma certa para se encontrar online.
Esse tipo de eventos é interessante para as seguintes ocasiões:
- Se você tem algo importante para compartilhar com o mundo.
- Quando gostaria que um palestrante falasse para seu público online.
- Um especialista ou instrutor tem algo para explicar ou ensinar.
Neste tipo de eventos, você pode abrir para que todos os participantes interajam via áudio e/ou vídeo, mas também pode permitir que participem apenas via chat em texto. Tudo depende do nível de interação que você deseja criar e, principalmente, do número de participantes.
São as sessões em que os participantes aprendem ou treinam uma habilidade ou concluem um curso ou certificação.
Conferências Virtuais
São como as reuniões presenciais para debater um tema central. Então, todos participam via áudio e/ou vídeo. Sempre há um organizador que dá as instruções, acompanha o cronograma e auxilia o orador.
Minhas consultorias e mentorias acontecem neste formato.
As conferências podem ter de dois até 100 participantes. Claro que, quanto mais participantes, mais difícil coordenar. A telemedicina entra neste formato também, onde estão presentes o médico ou terapeuta e o paciente ou cliente.
É o tipo de evento mais adequado para pequenos grupos de participantes. Você pode convidar vários palestrantes, hospedar várias trilhas e sessões, realizar sessões intermediárias e realizar pesquisas. A comunicação é bidirecional e em tempo real.
Lives Musicais e Apresentações
Aqui temos como exemplo as lives musicais. É uma das maneiras mais bem-sucedidas e infalíveis de reunir pessoas por um bom tempo. A indústria da música foi rápida em se adaptar a transmissão ao vivo. Agora, muitas bandas transmitem ao vivo seus shows e até seus ensaios. Por que não adaptar o teatro para este formato, por exemplo?
Os animadores de aniversários infantis também estão se valendo deste formato. Com a pandemia, muitas crianças ficaram sem suas festinhas e para não passar em branco, o mundo se adaptou e criou a festa virtual.
Meetups Virtuais
Parecido com a conferência, mas é bem mais informal. É um bate-papo entre pessoas com os mesmos interesses. Assim como as redes sociais, os meetups são o melhor meio para conectar pessoas com quem você compartilha ideias e objetivos, mas em tempo real. A privacidade dos participantes é mantida, permitindo o acesso apenas aos convidados.
Outros Exemplos
Programas de entrevistas, painéis de discussão e sessões de perguntas e respostas também são formatos que você adaptar para seus negócios.
As entrevistas são um formato com dois participantes, os espectadores interagem apenas por chat em texto. Temos então o host do programa e o entrevistado que pode ser um especialista ou artista.
No caso dos painéis de discussão temos o host e os especialistas, geralmente de dois a três convidados. Tendo como foco um assunto central, os participantes debatem suas opinões e experiências.
Perguntas e respostas são sessões onde o apresentador se disponibiliza para tirar dúvidas dos espectadores. Pode ser sobre um assunto específico ligado a área de atuação dos participantes, envolvendo negócios ou estudos. Do mesmo modo, inclui as sessões mais descontraídas quando o apresentador fala sobre sua vida pessoal, respondendo perguntas aleatórias dos espectadores.
Como Planejar e Realizar Eventos Online
Estar preparado é essencial para garantir que você esteja confiante ao fazer seu evento. Em outras palavras, ajudará a expressar seu ponto de vista de maneira transparente.
Dê-me seis horas para derrubar uma árvore e passarei as quatro primeiras afiando o machado.
Abraham Lincoln
Organização do Evento Online
Se for seu primeiro evento, precisa entender que falar em público e conferências online são duas coisas diferentes.
No primeiro caso, você não precisa se preocupar com a configuração e tudo mais, porque outra pessoa cuidará disso para você.
No segundo caso, você precisa verificar tudo antes, mesmo que tenha um assistente virtual. Certifique-se de que possui os equipamentos e ferramentas necessárias. Combine tudo com os outros participantes antes. Pense também nos imprevistos.
Cuide da Sua Voz
A preparação não é apenas sobre os equipamentos. Aqui, sua ferramentas mais crucial será a sua voz. Isso significa que você precisa mantê-la em boa forma e cuidar da hidratação. Antes, durante e depois. Beba água. Beba muita água!
Analise o Ambiente
Antes de ligar a câmera para todos, veja o que está atrás de você. Outro passo essencial na sua preparação é garantir que o seu ambiente seja apropriado para o tema do seu evento online.
Não quero dizer com isso que para participar de eventos online você precisa de um super cenário, como se fosse um apresentador de telejornal. Não.
Apenas adapte o espaço que você usará para que esteja alinhado ao seu discurso e verifique se não há elementos que possam mudar o foco do seu público. Não é sobre ser sofisticado e sim o mais simples possível. Seu conteúdo é mais importante.
Não apenas as fotos precisam de boa luz. Teste como está a iluminação do seu ambiente antes de começar. Certifique-se de que seu público não tenha uma imagem borrada ou de baixa qualidade.
Não é preciso ter equipamentos de última geração, mas observe a qualidade da sua imagem e áudio. O ideal é que você use fones de ouvido para evitar interferências.
Observe e Pratique
A prática é essencial para qualquer habilidade, então assista outros eventos, com diferentes formatos e tire suas conclusões. O que poderia ser melhor? O que você pode tirar como lição para seu próximo evento?
Aprenda assistindo os melhores do seu segmento. É claro que você não deve comparar seu início com o auge de outro profissional, mas observe e aprenda. O YouTube está cheio de vídeos gratuitos para você se inspirar e também é possível se inscrever em eventos gratuitos. Assista algo relacionado ao que planeja fazer.
Muitos oradores ensaiam sozinhos na frente da camera, depois assistem sua gravação para identificar onde melhorar.
Teste Antes
Sempre que você faz algo pela primeira vez, o teste é importante. Veja se está tudo funcionando. Antes de entrar no ar pela primeira vez, você deve testar seu equipamento, sua conexão e tudo relacionado à sua apresentação. Faça o teste antes de começar e tenha tempo suficiente para as correções.
Estude a Audiência
Para quem você vai falar? Como seria a melhor maneira de apresentar seu conteúdo e garantir que entendam exatamente o que esperar do evento?
Aqui estou falando desde a comunicação que será feita para divulgar. Como será o acesso das pessoas ao evento. Quais os materiais que você vai usar na apresentação e a linguagem mais apropriada.
Você precisa se concentrar nas pessoas.
Saiba o que você deseja alcançar, mas principalmente, o que seu público deseja obter com seu evento. Você pode fazer uma breve pesquisa ou até mesmo uma única pergunta no momento da inscrição para validar seu conteúdo.
Faça o possível para pedir informações específicas sobre o público antes da sessão. Estude seus concorrentes, aprenda com eles, adapte seu discurso às pessoas que você deseja reunir em torno da sua marca.
Avise sua Família
Se você não mora sozinho, as pessoas podem entrar e sair da sala ou fazer barulhos. As interferências podem atrapalhar sua performance.
Avise as pessoas que moram com você sempre que for entrar em alguma reunião online, se for possível, para que controlem o nível de interrupções.
O cachorro vai latir, o gato vai pular na mesa, seus filhos vão chamar, interforne vai tocar… E tudo bem. Não é o fim do mundo. Apenas peça ajuda das pessoas para que tornem sua apresentação mais tranquila. Principalmente, se você é um iniciante, isso tudo pode tirar sua concentração e prejudicar seu nível de confiança.
Mostre a eles como funciona, do que se trata. As pessoas são muito mais receptivas às situações quando elas são incluídas. Isso ajuda a entender a natureza do que você está pedindo.
Cronograma
Essa também é uma parte essencial da preparação. Você precisa agendar seu tempo minuto a minuto e garantir que seu público possa se conectar com você, especialmente se você tiver uma sessão de perguntas e respostas ao final da apresentação.
Pense no tempo necessário para que todos entrem na sala, programe as considerações iniciais e calcule o tempo pensando em possíveis imprevistos. Tenha uma pequena folga na agenda.
Você pode gravar e disponibilizar para pessoas que moram em fusos horários diferentes, mas as perguntas e respostas devem estar disponíveis para o seu público principal.
Preparação do Evento Online
A parte mais importante do seu evento é o conteúdo.
A primeira coisa que você precisa fazer é estruturar tudo que deseja falar. Mesmo se o evento for conduzido por outra pessoa, lembre-se de tomar nota de pontos importantes que você não pode esquecer de ressaltar.
Saiba como defender seu ponto de vista e tome cuidado para não se perder nas ideias e começar a divagar ou fugir do assunto. As pessoas precisam entender sua mensagem desde os primeiros minutos, para que não fiquem entediadas e abandonem o evento.
Livre-se de todas as palavras desnecessárias da apresentação.
Pense também na qualidade dos slides e no design da sua apresentação. Cuidado com o contraste e tamanho dos textos. Muitas vezes as pessoas acompanham os eventos pela tela do celular.
Os componentes visuais são importantes para um evento online, pois muitas vezes as pessoas não podem ver os gestos que você faz com as mãos nem a linguagem corporal. Os recursos visuais ajudarão você a explicar melhor o que você quer dizer, por isso não hesite em usá-los.
Pense também em títulos e descrições cativantes não somente para a divulgação, mas também para a apresentação.
Tenha um Roteiro
Não é preciso ter a anotação exata de tudo que você vai falar, mas é importante ter uma visão geral. Com começo, meio e fim, para que sua apresentação tenha sentido e que os participantes se mantenham interessados.
O roteiro apresenta mais do que aquilo que você vai dizer, precisa levar em consideração minuto a minuto seus movimentos, o ambiente, seus gestos e os intervalos, quais imagens ou vídeos mostrar, quando e por quê.
Cuidado com Distrações
Desligue as notificações e concentre-se no evento. Não esqueça de desligar o som e a vibração seu celular. Cuidado com as distrações não somente para que não interrompam sua apresentação, mas também não tirem a atenção do seu público.
Apresentação
A próxima etapa é garantir que você não encontre nenhum obstáculo durante o evento online. Veja estas dicas para aproveitar ao máximo sua apresentação.
Alguns dos aspectos mais importantes em uma apresentação são sobre ser coerente, evitar longas pausas e, é claro, manter o ritmo. Não há problema em cometer erros, você aprenderá com eles à medida em que avança, mas também é essencial evitar parecer pouco profissional.
Mantenha sua Energia Alta
Algumas pessoas precisam sentir a energia do público para serem estimuladas. Quando separadas do público, podem se sentir desamparadas ou sem referência.
Você precisará descobrir uma maneira de manter sua energia alta. Em um ambiente virtual, isso é um pouco mais difícil de fazer. Você deve estar consciente disso e trabalhar para se conectar da melhor maneira.
Exercícios respiratórios são excelentes para melhorar sua energia.
Preste atenção especial a monotonia na voz. Observe seu ritmo para enfatizar pontos-chave. Mesmo que as pessoas não estejam te vendo, lembre-se de sorrir. As pessoas conseguem identificar a energia positiva em nossa voz.
Quanto mais positivo e empolgado você estiver com as informações que estiver transmitindo, mais fácil será envolver as pessoas que estão assistindo.
Vista-se para a Ocasião
Mesmo que você não esteja em um palco diante de um público e esteja sozinho em uma sala, ainda precisa se vestir para a ocasião. Se arrumar para o evento também vai te colocar no humor e na mentalidade corretos. Isso também demonstra respeito pelos participantes.
Seja Autênctico e Direto
Informe ao seu público tudo o que pode ocorrer durante a sessão, incluindo possíveis distúrbios. Isso é importante porque o público precisa saber o que esperar.
Certifique-se de reunir o máximo de informações valiosas possível em um curto período de tempo.
Introdução
Toda apresentação começa com uma introdução. Nesse caso, a melhor introdução que você pode fazer é dizer quem você é, o que faz e o que ensinará durante o evento.
Sua introdução estabelecerá credibilidade e responderá imediatamente à pergunta “por que devo escutar essa pessoa”. Pense em uma introdução que se relacione diretamente com a dor do público.
Mensagem Principal
Toda apresentação bem-sucedida tem pelo menos uma mensagem principal que será lembrada pelo público.
Como você pode transmitir sua mensagem de maneira simples?
Organize sua apresentação seguindo três pontos-chave:
- Problema
- Solução
- Como Funciona
Outra dica importante é usar o tom de conversa. Seja pessoal e informal. Como você faria com seus amigos. Seja amigável, aberto e direto. Porém, tenha consciência se o público aceita bem gírias e palavrões. Adapte seu estilo para se aproximar da audiência.
As pessoas ficam entediadas rapidamente, não têm tempo suficiente e não prestam atenção a eventos online longos. A não ser que seja uma live de seu artista favorito!
Claro que você quer ser o mais completo possível em seu discurso, mas esteja atento aos pontos principais e risque da lista tudo que não for essencial. No entanto, lembre-se de que você precisa oferecer algo de valor, mas de maneira direta.
Avaliação do Evento Online
Logo após seu evento online, você precisa analisar o desempenho.
Peça Feedback da Audiência
Seu público será capaz de avaliar sua apresentação com mais precisão do que você. Afinal, você está aqui para resolver o problema deles! O mais importante é que eles possam identificar se a apresentação foi clara o suficiente.
Essa análise vai ajudá-lo a analisar e melhorar ao longo do tempo. Os participantes também podem orientá-lo, dizendo exatamente o que eles querem aprender a seguir, o que você pode ter deixado de abordar durante a apresentação e assim por diante.
Quando você pede feedback, as pessoas têm perguntas. E a maioria dessas perguntas poderia ter sido incluída durante a apresentação. Não se preocupe, você ainda pode responder.
Autoavaliação
Quando você pode gravar e rever seus erros e acertos, pode apontar exatamente onde melhorar. Saber o que funciona e o que não dá muito certo.
Além disso, sempre é bom gravar seu evento online para que você possa, posteriormente, usar para criar apresentações em slides ou qualquer outro material que ajude a promover novos eventos.
O que você pode fazer com esse conteúdo para promover você e sua marca?
Crie conteúdo em torno da sua apresentação. Você deixará seu público curioso e interessado no assunto e talvez até participe dos seus próximos eventos online.
Conclusão
Se você já é experiente ou está começando com os eventos virtuais, lembre-se de que são uma experiência completamente diferente e até mesmo complementar aos eventos presenciais.
Em síntese, eles estão aqui para ficar e mesmo com o término do isolamento serão cada vez mais solicitados.
Há muitos aspectos técnicos a serem tratados, sobretudo detalhes que podem fazer a diferença.
Espero que as ideias e dicas incluídas neste artigo ajudem você a preparar uma apresentação extraordinária e que em breve melhore suas habilidades quando se trata de eventos virtuais.
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